Assistentin / Assistent (w/m/d) der Geschäftsstellenleitung

Eintrag vom 20.07.2021
Angebotsnr. 406/2021
Stelle frei: Ab sofort

Beschreibung

Sie sind für die administrative Unterstützung der Geschäftsstelle des Clusters am Standort Ulm zuständig und arbeiten eng mit dem Team der POLiS Geschäftsstelle sowie mit der Geschäftsstelle der Graduiertenschule Elektrochemische Energiespeicherung (GS-ESS) zusammen. Sie verantworten das Büromanagement und erarbeiten Vorschläge zu Evaluationsverfahren und Statistiken für POLiS und die GS-ESS. Ihre Aufgaben umfassen die Verwaltung von internen Konten, das Anweisen und Überprüfen von Rechnungen sowie die Mitarbeit bei der Finanzberichtserstattung für Drittmittelgeber. Hierbei übernehmen Sie Aufgaben im Budget- sowie im Prozesscontrolling, d.h. Durchführen der notwendigen Kalkulationen und Aufbereitung der Informationen als Entscheidungsgrundlage. Zu Ihren Aufgaben zählen außerdem die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, die Terminkoordination, die Organisation von Dienstreisen und Besprechungen der Mitglieder der Geschäftsstellen, die Vorbereitung und eigenverantwortliche Abwicklung von Beschaffungen sowie die Betreuung von Gästen. Darüber hinaus unterstützen Sie im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit und übernehmen Aufgaben bei der Organisation von Meetings, Groß- und Messeveranstaltungen. Der Arbeitsplatz befindet sich in Ulm.

Persönliche Qualifikation

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung im Büromanagement und Sekretariats- oder Assistenzbereich, insbesondere in der Verwaltung von drittmittelfinanzierten Projekten und in der Organisation von Veranstaltungen. Der effiziente Umgang mit MS-Office und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift werden vorausgesetzt. Umfassende Kenntnisse im Umgang mit SAP sowie Erfahrungen im Controlling und im kaufmännischen Bereich sind von Vorteil. Sie überzeugen durch ausgeprägte kommunikative und organisatorische Fähigkeiten sowie ein freundliches, verbindliches Auftreten und haben Freude an einer weitgehend selbstständigen und eigenverantwortlichen Tätigkeit.

Entgelt

EG 8, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Organisationseinheit

Helmholtz-Institut Ulm für Elektrochemische Energiespeicherung (HIU)
Vertragsdauer

befristet bis zum 31.12.2025

Bewerbungsfrist bis

05.09.2021

Fachliche/r Ansprechpartner/in

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Herr Dr. Punckt, Tel. 0721 608-43142.


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Art der Anzeige
  • Befristete Anstellung
Gesuchter Karrierestatus
  • Berufserfahrene/r > 2 Jahre
Arbeitsregion
  • Karlsruhe und Umgebung
Unternehmensbereich
  • Sonstige Bereiche
Sprache am Arbeitsplatz
  • Deutsch
Art des Unternehmens
  • Wissenschaftliche Einrichtung


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