Eintrag vom 26.04.2021
Angebotsnr. 219/2021

2 Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter (w/m/d) im zentralen Sekretariat von PTKA

Stelle frei: Ab sofort

Beschreibung

Das zentrale Sekretariat des Projektträgers Karlsruhe (PTKA) dient als Hauptzugang zu den Dienstleistungen des PTKA. Es ist in der Regel durch zwei Personen besetzt und bündelt generelle Anfragen, die telefonisch, schriftlich oder elektronisch eintreffen und stellt den zentralen Eingang von Besuchern und Kunden des PTKA dar. Auch der zentrale Posteingang und dessen Erfassung sowie Verteilung obliegt dem zentralen Sekretariat. Im Bedarfsfall unterstützt das zentrale Sekretariat die Administration des Eingangs von Skizzen und Neuanträgen bis zur Erstellung der finalen Fassung der Zuwendungsbescheide nach Abschluss des Bewilligungsprozesses von Anträgen. Die Tätigkeit erfordert aufgrund der Diversität an Aufgaben und der damit verbundenen unvermeidlichen täglichen Herausforderungen fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im modernen Office Management, insbesondere im Vorlagenmanagement von Dokumenten. Hinzu kommt, dass Sie im Rahmen eines PTKA-internen Entwicklungsprojektes an der schrittweisen Entwicklung von Prozessen und deren Beschreibung (u.a. als Prozessbeschreibung, Arbeitsanweisungen, Formblätter), die auch Eingang in das Qualitätsmanagementsystem des PTKA Eingang finden sollen, mitarbeiten und diese nachfolgend durchführen. Insbesondere wirken Sie im Entwicklungsprojekt "elektronische Vorhabenakte" mit, was Tätigkeiten wie die Digitalisierung des zentralen Posteingangs und die Pflege von Dateiablagesystemen einschließt. Abgerundet wird Ihr Tätigkeitsfeld durch die Übernahme allgemeiner Sekretariatsaufgaben wie den Betrieb des zentralen Abwesenheitskalenders, die Erfassung von Dienstreisen oder die Unterstützung im Bereich des Veranstaltungsmanagements.

Persönliche Qualifikation

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in den Bereichen Office Management, Bürosachbearbeitung und Prozessoptimierung. Sehr gute MS Office Kenntnisse, insbesondere im Vorlagenmanagement von Dokumenten, setzen wir ebenso voraus wie den sicheren Umgang mit Datenbanken und Erfahrungen im Projektmanagement. Sie sind belastbar, zuverlässig und ausgeglichen. Neben einem hohen Dienstleistungsverständnis bringen Sie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein integres, loyales und freundliches Auftreten mit.

Entgelt

EG 6, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind. 

Organisationseinheit

Dienstleistungseinheit Projektträger Karlsruhe (PTKA)
Vertragsdauer

befristet auf 3 Jahre

Bewerbungsfrist bis

20.06.2021

Fachliche/r Ansprechpartner/in

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Herr Barrakling, Tel. 0721 608-25278.


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Art der Anzeige
  • Befristete Anstellung
Gesuchter Karrierestatus
  • Berufserfahrene/r > 2 Jahre
Arbeitsregion
  • Karlsruhe und Umgebung
Unternehmensbereich
  • Sonstige Bereiche
Sprache am Arbeitsplatz
  • Deutsch
Art des Unternehmens
  • Wissenschaftliche Einrichtung

Ansprechperson

Herr Patrick Dolzinski
Campus Nord Personalservice (PSE)
Deutschland
Tel: +49 721 608-24807
E-Mail: Melden Sie sich bitte an,
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Anschrift

KIT

Campus Nord Personalservice (PSE)



Telefon: +49 721 608-24807


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