Office Managerin / Office Manager (w/m/d)

Am Arbeitsplatz in der Kaiserstraße 89 betreuen Sie das TRIANGEL Team der Dienstleistungseinheit IRM administrativ, welches überwiegend drittmittelfinanziert agiert. Hierbei nehmen Sie folgende Aufgaben wahr: 

• Finanzadministration und -controlling:
  - Finanzcontrolling der geförderten Drittmittelprojekte
  - Erstellung von Drittmittelanzeigen
  - Budgetcontrolling der Kostenstellen und PSP-Elemente (SAP, AREB)
  - Budgetvorausschau und -planung mit ersten Vorschlägen zur weiteren Vorgehensweise
  - Dokumentation und Aufbereitung aller Veranstaltungen (Statistiken)
  - Erstellung von Präsentationen und Übersichten
• Administration zur Vermietung von Räumlichkeiten
  - Erstellung von Kalkulationen und Angebotspaketen für Partner (Miete, Dienstleistungen)
  - Erstellung von Verträgen mit Ergänzung des Angebotspakets
  - Vertragskoordination
  - Sicherstellung interner Umbuchungen bzw. Rechnungsstellung an externe Kunden
• Sekretariatstätigkeiten wie Koordination von Anfragen als Erstkontakt, Terminkoordination, Beschaffungen, Vorbereitung von Dienstreisen, Verträge von Hilfskräften, Wissensmanagement von Arbeitsprozessen etc.

Persönliche Qualifikation

Sie verfügen über:

• ein Bachelorstudium im Verwaltungs- oder Personalmanagement oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung in einem einschlägigen Bereich mit Berufserfahrung bzw. eine vergleichbare Qualifikation mit langjähriger Erfahrung in der Personaladministration
• einschlägige mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat, Office Management oder Teamassistenz oder einer vergleichbaren Tätigkeit
  
• schnelle Einarbeitungskompetenz in neue Systeme
• idealerweise Kenntnisse im Umgang mit ASANA
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Organisationstalent
• gute Kommunikationsfähigkeit
• Dienstleistungsorientierung
• Freude an der Arbeit in einem dynamischen Team
  

Wünschenswert sind Kenntnisse und Erfahrungen in der Administration des KIT.

Entgelt

EG 9a, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind. 

Organisationseinheit

Vertragsdauer

befristet bis 31.12.2026

Bewerbungsfrist bis

15.08.2025

Fachliche Ansprechperson

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Herr Manuel Köcher, manuel.koecher@kit.edu, Telefon: +49 173 5133582.